MG Metal MFG Corp. (« MG Metal », « nous ») est un atelier d'usinage situé au 4780, boul. Henri-Bourassa, Québec (Québec) G1H 3A7. Cette politique explique en termes simples quels renseignements personnels nous recueillons par notre site Web, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits. Elle s'appuie sur la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, demande ou plainte au sujet de vos renseignements personnels, écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez MG Metal :

Responsable de la protection des renseignements personnels
MG Metal MFG Corp.
4780, boul. Henri-Bourassa, Québec (Québec) G1H 3A7
sales@mgmetalmfg.com · 418 622-2286

2. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement ce que vous choisissez de nous transmettre dans le formulaire de demande de soumission :

• votre nom et votre courriel (obligatoires, pour pouvoir vous répondre);
• le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone (facultatifs);
• les détails de votre projet : matériau, quantité, message;
• les fichiers que vous joignez : plans, modèles 3D, photos ou autres documents.

Si vous nous écrivez ou nous appelez directement, nous recevons aussi les renseignements que vous nous donnez à ce moment.

Ce que nous ne recueillons pas. Notre site n'utilise aucun témoin (« cookie ») de suivi ou de publicité, aucun outil de statistiques et aucune technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil. Les polices de caractères sont hébergées sur notre propre serveur, donc votre visite n'est pas transmise à un tiers. Notre serveur ne conserve pas de journal des adresses IP des visiteurs. Lors de l'envoi du formulaire, votre adresse IP est utilisée quelques instants, en mémoire seulement, pour bloquer les envois abusifs, puis elle est oubliée.

Préférence de langue. Si vous choisissez l'anglais, votre navigateur retient ce choix sur votre appareil (stockage local). Cette information ne nous est pas transmise et vous pouvez l'effacer dans les réglages de votre navigateur.

3. Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons vos renseignements et vos fichiers seulement pour :

• préparer votre soumission et vous contacter à son sujet;
• assurer le suivi de votre demande et, si vous devenez client, de votre commande (fabrication, livraison, facturation).

Nous ne vendons pas et ne louons pas vos renseignements. Nous ne les utilisons pas pour de la publicité ou pour vous envoyer une infolettre sans votre consentement distinct.

4. Votre consentement

En cochant la case de consentement du formulaire, vous acceptez que nous utilisions vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser le formulaire : vous pouvez aussi nous appeler ou nous écrire directement. Si vous refusez de nous fournir votre nom et un moyen de vous joindre, nous ne pourrons toutefois pas vous répondre.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant au responsable (section 1). Nous cesserons alors d'utiliser vos renseignements, sauf ce que la loi nous oblige à conserver. Le retrait peut nous empêcher de terminer votre soumission.

5. Qui y a accès chez MG Metal

Seules les personnes qui ont besoin des renseignements pour faire leur travail y ont accès : la direction et les personnes responsables des ventes, de l'estimation et de la production. Vos plans servent uniquement à préparer la soumission et à fabriquer vos pièces.

6. Fournisseurs et autres personnes qui reçoivent des renseignements

Nous faisons appel à quelques fournisseurs de services qui traitent des renseignements pour nous :

• OVHcloud héberge notre site Web et notre logiciel de gestion d'atelier sur des serveurs situés à Beauharnois, au Québec.
• Google (Google Workspace et Gmail) fournit nos boîtes courriel. Chaque demande de soumission nous parvient par courriel, avec ses fichiers.

Lorsqu'une commande exige une opération confiée à un partenaire (par exemple un traitement de surface), nous lui transmettons seulement l'information technique nécessaire. Nous ne communiquons pas vos renseignements à d'autres personnes, sauf si vous nous le demandez ou si la loi l'exige.

7. Renseignements conservés à l'extérieur du Québec

Google peut conserver nos courriels, et donc vos demandes de soumission, sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de confier des renseignements à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons si leur protection sera adéquate, en tenant compte notamment de leur sensibilité, de l'usage qui en sera fait, des mesures de sécurité du fournisseur et des lois qui s'y appliquent.

8. Combien de temps nous les gardons

• La copie du formulaire et des fichiers gardée sur notre serveur Web est supprimée automatiquement après 90 jours. La demande reste dans nos courriels et notre logiciel de gestion d'atelier.
• Vos plans et documents techniques, de même que les coordonnées professionnelles de nos clients (nom, titre, coordonnées au travail), sont conservés pour le suivi de nos relations d'affaires, par exemple pour refabriquer une pièce plusieurs années plus tard.
• Les renseignements personnels d'un particulier sont conservés tant qu'ils sont utiles à notre relation avec lui, par exemple pour une nouvelle commande, puis détruits ou anonymisés.
• Les dossiers de commande et de facturation sont conservés au moins aussi longtemps que l'exigent les lois fiscales, généralement 6 ans après la fin de l'année qu'ils concernent.

Vous pouvez nous demander en tout temps de supprimer vos renseignements (section 10), sauf ce que la loi nous oblige à conserver. Les renseignements qui ne sont plus nécessaires sont détruits de façon sécuritaire.

9. Comment nous les protégeons

• Toutes les communications avec notre site sont chiffrées (HTTPS).
• Chaque fichier reçu est analysé par un antivirus avant de nous être transmis.
• Nos serveurs sont protégés par un pare-feu, mis à jour régulièrement, et seules les personnes autorisées peuvent y accéder.
• Nos comptes courriel et logiciels sont protégés par mot de passe et réservés aux personnes autorisées.

Si un incident de confidentialité survient (par exemple un accès non autorisé), nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque, nous l'inscrivons à notre registre des incidents et, s'il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

10. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• demander si nous détenons des renseignements sur vous et en obtenir une copie;
• faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement;
• obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne que vous désignez (portabilité);
• demander que nous cessions de diffuser vos renseignements ou que nous les supprimions lorsque nous n'avons plus le droit de les garder.

Écrivez au responsable (section 1). Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans les 30 jours. L'accès à vos renseignements est gratuit; des frais raisonnables de reproduction pourraient s'appliquer, et nous vous en informerons à l'avance.

11. Plaintes

Si vous croyez que nous n'avons pas respecté cette politique ou la loi, écrivez au responsable (section 1) en décrivant la situation. Nous examinerons votre plainte et vous répondrons par écrit dans les 30 jours.

Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec :

Commission d'accès à l'information
525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36
Québec (Québec) G1R 5S9
1 888 528-7741 · www.cai.gouv.qc.ca

12. Autres points

Liens vers d'autres sites. Notre site contient des liens vers d'autres sites, comme notre page Facebook. Ces sites ont leurs propres règles de confidentialité.

Mineurs. Notre site s'adresse aux entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans.

Modifications. Nous pouvons modifier cette politique. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. Les changements importants seront signalés sur notre site.

MG Metal MFG Corp. ("MG Metal", "we") is a machine shop located at 4780 Henri-Bourassa Blvd., Québec City, Quebec G1H 3A7. This policy explains in plain terms what personal information we collect through our website, why, who we share it with, how long we keep it and how to exercise your rights. It is based on Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector. The French version of this policy prevails.

1. Person in charge of protecting personal information

For any question, request or complaint about your personal information, write to the person in charge of protecting personal information at MG Metal:

Person in charge of protecting personal information
MG Metal MFG Corp.
4780 Henri-Bourassa Blvd., Québec City, Quebec G1H 3A7
sales@mgmetalmfg.com · 418 622-2286

2. Information we collect

We only collect what you choose to send us through the quote request form:

• your name and email address (required, so we can answer you);
• your company name and phone number (optional);
• your project details: material, quantity, message;
• the files you attach: drawings, 3D models, photos or other documents.

If you email or call us directly, we also receive the information you give us at that time.

What we don't collect. Our website uses no tracking or advertising cookies, no analytics tool and no technology that can identify, locate or profile you. Fonts are hosted on our own server, so your visit is not passed on to a third party. Our server does not keep a log of visitors' IP addresses. When you send the form, your IP address is used for a few moments, in memory only, to block abusive submissions, and is then forgotten.

Language preference. If you choose English, your browser remembers that choice on your device (local storage). This information is not sent to us and you can clear it in your browser settings.

3. Why we use it

We use your information and files only to:

• prepare your quote and contact you about it;
• follow up on your request and, if you become a customer, on your order (manufacturing, delivery, invoicing).

We do not sell or rent your information. We do not use it for advertising or to send you a newsletter without your separate consent.

4. Your consent

By checking the consent box on the form, you agree that we use your information for the purposes described above. You don't have to use the form: you can also call or email us directly. However, if you don't give us your name and a way to reach you, we won't be able to answer.

You can withdraw your consent at any time by writing to the person in charge (section 1). We will then stop using your information, except what the law requires us to keep. Withdrawing may prevent us from completing your quote.

5. Who has access at MG Metal

Only the people who need the information to do their job have access to it: management and the people responsible for sales, estimating and production. Your drawings are used only to prepare the quote and to make your parts.

6. Service providers and others who receive information

We use a few service providers that handle information on our behalf:

• OVHcloud hosts our website and our shop management software on servers located in Beauharnois, Quebec.
• Google (Google Workspace and Gmail) provides our email accounts. Each quote request reaches us by email, with its files.

When an order requires an operation done by a partner (for example a surface treatment), we only send them the technical information they need. We don't share your information with anyone else unless you ask us to or the law requires it.

7. Information kept outside Quebec

Google may store our emails, and therefore your quote requests, on servers located outside Quebec, including in the United States. Before entrusting information to a provider outside Quebec, we assess whether it will be adequately protected, considering in particular its sensitivity, how it will be used, the provider's security measures and the laws that apply.

8. How long we keep it

• The copy of the form and files kept on our web server is deleted automatically after 90 days. The request remains in our email and our shop management software.
• Your drawings and technical documents, as well as our customers' business contact information (name, title, work contact details), are kept to follow up on our business relationships, for example to make a part again several years later.
• Personal information about an individual is kept as long as it is useful to our relationship with that person, for example for a new order, then destroyed or anonymized.
• Order and invoicing records are kept at least as long as tax laws require, generally 6 years after the end of the year they relate to.

You can ask us at any time to delete your information (section 10), except what the law requires us to keep. Information that is no longer needed is securely destroyed.

9. How we protect it

• All communication with our website is encrypted (HTTPS).
• Every file we receive is scanned by antivirus software before it is sent to us.
• Our servers are protected by a firewall, updated regularly, and only authorized people can access them.
• Our email accounts and software are password-protected and limited to authorized people.

If a confidentiality incident occurs (for example unauthorized access), we quickly take steps to reduce the risk, record it in our incident register and, if it presents a risk of serious injury, notify the Commission d'accès à l'information and the people concerned.

10. Your rights

At any time, you can:

• ask whether we hold information about you and get a copy of it;
• have inaccurate, incomplete or ambiguous information corrected;
• withdraw your consent;
• receive the computerized information you gave us in a structured, commonly used technological format, or have it sent to a person you choose (portability);
• ask us to stop disseminating your information, or to delete it when we no longer have the right to keep it.

Write to the person in charge (section 1). We may ask you to confirm your identity. We answer in writing within 30 days. Access to your information is free; reasonable copying costs may apply, and we will tell you in advance.

11. Complaints

If you believe we have not complied with this policy or the law, write to the person in charge (section 1) describing the situation. We will review your complaint and answer in writing within 30 days.

You can also contact the Commission d'accès à l'information du Québec:

Commission d'accès à l'information
525 René-Lévesque Blvd. East, Suite 2.36
Québec City, Quebec G1R 5S9
1 888 528-7741 · www.cai.gouv.qc.ca

12. Other points

Links to other websites. Our website links to other sites, such as our Facebook page. Those sites have their own privacy rules.

Minors. Our website is intended for businesses. We do not knowingly collect information about people under 14.

Changes. We may change this policy. The date of the last update is shown at the top of the page. Significant changes will be announced on our website.